Privacyverklaring

(Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 17 maart 2025.)

Gebruik van persoonsgegevens

IISG verwerkt uw persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor een specifiek doel. Afhankelijk van het doel kunnen de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

• Voor- en achternaam;
• Adresgegevens;
• Telefoonnummer;
• Overige persoonsgegevens die door u worden verstrekt in het kader van correspondentie of onderzoek;
• Overige persoonsgegevens die door ons worden verwerkt in het kader van onderzoek.

Doeleinden van het verwerken van uw persoonsgegevens

IISG verwerkt uw persoonsgegevens voor een of meer van de onderstaande doeleinden: 

• om u behulpzaam te kunnen zijn en te informeren over specifieke onderzoeksvraagstukken;
• om uitvoering te geven aan haar rol als werkgever;
• om relevante data te verzamelen ten behoeve van (specifiek) wetenschappelijk onderzoek;
• om met u te communiceren door middel van het verzenden van elektronische nieuwsbrieven, e-mails en/of post;
• om aan financiële verplichtingen te kunnen voldoen;
• om uw vragen te beantwoorden via social media, e-mail, per post of telefonisch ;
• om onze website te verbeteren.

Gebruikte grondslagen

IISG verwerkt uw persoonsgegevens alleen indien er sprake is van een rechtmatige grondslag. Afhankelijk van het doel worden de persoonsgegevens verwerkt omdat:

• u hier toestemming voor geeft
• het noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst die met u is gesloten
• het noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting
• het noodzakelijk is om uw vitale belangen te beschermen
• het een taak van algemeen belang betreft
• de KNAW er een gerechtvaardigd belang bij heeft.

Bewaartermijn van uw persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden in beginsel niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verzameld. Persoonsgegevens in documenten die vallen onder de Archiefwet 1995 worden opgeslagen op de wijze en voor zolang deze wet dit voorschrijft.

Voor het IISG vastgestelde bewaartermijnen van documenten zijn te vinden in de(ze) selectielijst.

In gevallen waar sprake is van archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden kunnen persoonsgegevens voor een langere periode worden opgeslagen. Indien hier sprake van is zal de KNAW conform de AVG passende technische en organisatorische maatregelen treffen om uw rechten te beschermen.

Verstrekking aan derde partijen

Wij geven uw persoonsgegevens alleen aan andere bedrijven of instellingen als dat nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst, als wij daarvoor toestemming van u hebben gekregen of wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf). Derde partijen waar wij mee samenwerken:

• Externe ICT-dienstverleners;
• De leverancier van onze administratietool en ons administratiekantoor;
• E-mail- en contactformulierdienstverleners;
• Consultants;
• De partijen die cookies aanleveren, zie cookieverklaring.

Als uw persoonsgegevens aan derden worden verstrekt, zal het IISG ervoor zorgen dat er een passende overeenkomst, zoals een verwerkersovereenkomst, wordt gesloten om zo onder andere een passend beveiligingsniveau voor uw persoonsgegevens te kunnen waarborgen.

Beveiliging

Het IISG neemt passende beveiligingsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen en zo misbruik en ongeautoriseerde toegang tot uw persoonsgegevens te voorkomen. Deze beveiligingsmaatregelen bestaan onder andere uit: firewalls, encryptie, multi-factor authenticatie en toegangscontrole.

Uitoefening van uw privacyrechten

U kunt een verzoek bij IISG indienen ter uitoefening van de volgende rechten:

• Recht op inzage van uw persoonsgegevens;
• Recht op rectificatie en/of aanvulling van uw persoonsgegevens;
• Recht op het laten verwijderen van uw persoonsgegevens;
• Recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid;
• Recht van bezwaar;
• Recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit.

Als uw persoonsgegevens worden verwerkt met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden stelt de wet beperkingen aan onder meer uw recht op inzage, rectificatie, beperking van de verwerking en recht op bezwaar. Aanvullend is bij verwerkingen met het oog op archivering in het algemeen belang ook uw recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens beperkt. Daarnaast gaat voor het IISG de meldplicht aan betrokkenen binnen deze context niet zonder meer op.

Functionaris voor gegevensbescherming

Mocht u vragen en/of klachten hebben over de waarborging van uw privacy binnen de KNAW kunt u zich wenden tot onze functionaris voor gegevensbescherming, via e-mail: fg@knaw.nl.

Klacht indienen

Als u vragen hebt of een klacht in wilt dienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring. Wij pakken elke vraag en klacht intern op en communiceren dit verder met u. Als u echter vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens om een klacht in te dienen.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

IISG heeft het recht om wijzigingen aan te brengen in deze privacy- en cookieverklaring. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Raadpleeg daarom regelmatig deze privacy- en cookieverklaring, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

Contactgegevens

KNAW:

Bezoekadres

Het Trippenhuis
Kloveniersburgwal 29
1011 JV Amsterdam

Postadres

Postbus 19121
1000 GC Amsterdam

Telefoon 020 551 0700

E-mail: knaw@knaw.nl
Website: knaw.nl

IISG:

Bezoekadres

Cruquiusweg 31
1019 AT Amsterdam
+ 31 20 6685866

Postadres

P.O. Box 2169
1000 CD Amsterdam

Telefoon +31 20 6685866

E-mail: privacy@huc.knaw.nl
Website: www.iisg.nl