hulp bij het zoeken

Het IISG verwerft een Core Trust Seal

15 July 2020 - 16:38

Op 13 juli 2020 heeft het IISG het Core Trust Seal (CTS) verworven. Dit internationaal erkende certificaat betekent dat het IISG zich een betrouwbaar en duurzame bewaarplaats voor digitale materialen mag noemen.

Anders en in Engelse termen vervat heeft het IISG hiermee de status verworven van een zogenaamd Trusted Digital Repository (TDR). Het verkrijgen van het CTS is gezien de niet geringe inspanning reden voor enige trots en blijdschap en een belangrijke mijlpaal in bereiken van een zekere digitale volwassenheid. In het onderstaande wordt iets uitgelegd over de beweegredenen achter het verwerven van het CTS, het proces van certificering, de meerwaarde en relativiteit daarvan en de vervolgstappen.

Waarom certificering?

Het IISG had reeds enige tijd de wens om een Core Trust Seal (voorheen Dataseal of Approval) te verwerven. Die wens werd ingegeven door een mengeling van verschillende factoren. Om te beginnen was er de sterke wens als KNAW-instituut en als partner binnen het KNAW Humanities Cluster te kunnen beschikken over een erkend betrouwbaar en duurzaam digitaal depot. Ook gezien vanuit het feit dat het IISG in de laatste KNAW portfolio evaluatie (2019) werd geprezen om de unieke (digitale) collecties en onderzoeksdata, was de certificering van de digitale bewaarplaats een logische en strategisch belangrijke beleidskeuze.

Als ‘knooppunt’ binnen het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) heeft het daarnaast de nodige meerwaarde dat het IISG beschikt over een CTS. Om te beginnen als voorbeeldfunctie richting de andere NDE-partners.

Een wellicht nog belangrijker drive achter de wens een CTS te behalen was potentiële en bestaande archiefdonoren te kunnen laten zien dat hun archieven veilig en duurzaam bij het IISG kunnen worden opgeslagen. Er moet vaak een extra barrière overwonnen worden om digitaal materiaal over te dragen aan een derde partij: het CTS is daarbij een extra argument dat deze stap daadwerkelijk te zetten.

Een laatste en meer intern gerichte reden om in te zetten op certificering was de bijna complete aanpassing van de infrastructuur voor archivering en beschikbaarstelling van de digitale collecties. Zo is er van 2017 tot 2020 gewerkt aan een nieuw opslagsysteem, de implementatie van Archivematica (‘OAIS-compliant’ digitale archiveringssoftware), de ontwikkeling en implementatie van een Workflow Controller (custom pre-ingest workflow software), de inrichting van een nieuwe IIIF viewer voor digitale content (nu beschikbaar voor gedigitaliseerd materiaal, later ook voor digitaal geboren materiaal) en de migratie van al het digitale materiaal van het oude depot- en opslagsysteem naar het nieuwe depot (via Archivematica en daarbij de vernieuwde preservation policy volgende). Deze flinke en ambitieuze stap voorwaarts was mede een aanleiding om serieus werk te maken van de certificering.

Proces certificering

Kijkende naar het proces van certificering is van begin 2017 tot zomer 2019 gewerkt aan de voorbereiding daarvan. Dat betekende in de praktijk onder andere (en min of meer in deze volgorde):

  • Een zelfevaluatie met het Scoremodel digitale duurzaamheid waaruit bleek dat het IISG een eind was gevorderd richting CTS.
  • Het doorgronden van de CTS-criteria en eerste zelfevaluatie op basis van de criteria.
  • Het bestuderen van de aanvragen van andere CTS gecertificeerde instellingen.
  • Het inventariseren van documentatie en waar nodig het schrijven van nieuwe documentatie. Een belangrijk nieuw stuk documentatie is de IISG Digital Preservation Policy. Dit document beschrijft de principes en uitgangspunten achter de dagelijkse praktijk van digitale bewaring en is daarom een belangrijke bijdrage aan de TDR status van het IISG.
  • Alle andere documentatie is zoveel mogelijk (open) online gepubliceerd op de IISG Confluence pagina aangaande de certificering.       
  • Het overleggen met en inwinnen van input van collega’s over de invulling van de criteria.
  • Het overleggen met andere instellingen die bezig waren met de gang naar een CTS (met name in de NDE-projectgroep rondom duurzaamheidsbeleid en certificering).

Uiteindelijk is in juli 2019 een eerste versie ingediend bij de CTS-organisatie. Na twee intensieve reviewrondes (die bestonden uit het aanvullen en aanpassen van de teksten in de aanvraag en toevoegen van extra documentatie) werd in juni 2020 bekend dat het IISG het CTS had verworven en na een laatste tekstuele verbeterronde is op 13 juli het certificaat formeel toegekend. Het formele proces van de verwerving van het CTS heeft dus iets meer dan een jaar geduurd.

Kritisch beschouwende hoe we de certificering hebben aangepakt, was het misschien achteraf handiger geweest als we de werkzaamheden meer hadden geconcentreerd in een korte periode van intense aandacht. Nu is er over een relatief lange tijd met tussenpozen gewerkt aan de aanvraag wat de efficiëntie rondom de aanvraag niet altijd ten goede is gekomen. De andere kant van verhaal is dat er in deze tijd ook hard is gewerkt aan de genoemde vernieuwing van de digitale infrastructuur en de CTS aanvraag gewoonweg soms even lager op de prioriteitenschaal stond. Ook heeft die vernieuwing weer grondstof geleverd voor de aanvraag en ook sterker gemaakt. Kortom, het heeft inderdaad even geduurd maar dit heeft wellicht zo moeten zijn.

Een ander punt is dat wij vrij uitgebreid antwoord hebben gegeven op alle criteria – vaak meer dan in andere aanvragen te lezen is. Dit had als nadeel dat de reviewers ook meer aanknopingspunten tot feedback hadden en wij weer meer werk nodig hadden om daarop te reageren. Anderzijds leverde dat wel meer food for thought en scherpere formuleringen op. Uiteindelijk zijn we daar toch beter van geworden. Ook zijn we tweemaal wat te voorzichtig geweest met het toekennen van het hoogste compliance level (“4 - The guideline has been fully implemented in the repository”) door op een niveau lager te gaan zitten (“3 – The repository is in the implementation phase”). Probleem daarvan was dat de reviewer zich (terecht) afvroeg wat er nog meer nodig om op niveau 4 te komen  wanneer je dit allemaal al hebt geregeld. De keuze is dan om het niveau toch op hogen naar 4 dan wel extra argumenten aan te dragen waarom het toch beter op 3 bleef. Een wijze les voor de CTS van 2023.

Qua personele inzet heeft een relatief kleine groep van mensen gewerkt aan de CTS aanvraag maar is de aangeleverde documentatie wel afkomstig van een brede groep van IISG en Humanities Cluster Digitale Infrastructuur (DI) medewerkers. Deze laatste groep heeft vanuit hun rol als beheerders en ontwikkelaars van de digitale infrastructuur een onmisbare bijdrage geleverd aan het verwerven van het CTS.

Meerwaarde van certificering

Naast het CTS als fraai uithangbord heeft het IISG ook zelf veel gehad aan proces van certificering. Er is veel beter nagedacht waarom we dingen doen zoals we ze doen, heeft dit geresulteerd in veel nieuwe waardevolle documentatie en weten we beter dan voorheen waar nog zwakke plekken zitten en waar we nog werk hebben te verrichten.

En nu?

Nu het IISG het CTS heeft verworven is er, naast een feestelijk stilstaan bij dit heugelijk feit, ruimte noch tijd voor een pas op de plaats. Nogal altijd wordt er volop gewerkt aan de vernieuwing van tal van onderdelen van de digitale infrastructuur en zorgt het in gebruik nemen daarvan weer voor nieuwe uitdagingen die moeten worden opgelost. Ook staat de visievorming en het beleid rondom digitale archivering en onderzoek in het IISG bepaald niet stil. Van wat grotere afstand bezien, zit het IISG nog midden in een ‘digitale transformatie’ die qua techniek en personele invulling nog veel verandering met zich zal meebrengen. Belangrijk daarin is dat de organisatie flexibel genoeg blijft om zich aan te passen aan nieuwe inzichten en technieken die de jachtige digitale wereld bepalen. In die zin is het CTS een momentopname van waar het IISG staat in 2020. In 2023 zullen we het CTS opnieuw moeten aanvragen en het hele proces opnieuw moeten doorlopen. Hopelijk zal de CTS-aanvraag in 2023 dus veel nieuwe elementen bevatten en de dynamiek van een veranderende en flexibele organisatie weerspiegelen.  

Verder lezen

Core Trust Seal

Op de IISG Confluence CTS site:

Netwerk Digitaal Erfgoed:

CTS website