HSN Privacy reglement
Reglement ter regeling van de bescherming van gegevens in eigendom van de Stichting Historische Steekproef Nederlandse Bevolking, zoals vastgesteld op haar bestuursvergadering van 25 september 2002 en gewijzigd op 29 augustus 2008 en 21 september 2018.
De Stichting Historische Steekproef Nederlandse Bevolking (hierna HSN) is gevestigd te Utrecht (Stichtingenregister Kamer van Koophandel, dossiernummer: S 183871).
De verplichting tot dit reglement is bepaald onder artikel 5 van de Statuten van de HSN, verder aan te halen als Statuten HSN, en onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679), verder aan te halen als AVG en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (Stb. 2018, 144), verder aan te halen als UAVG.
Het bestuur van de Historische Steekproef Nederlandse bevolking heeft het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis (hierna IISG) te Amsterdam gemachtigd de gegevens ‑ in overeenstemming met de hierna opgenomen regelgeving- te beheren en toegankelijk te maken voor wetenschappelijk onderzoek. Het IISG maakt onderdeel uit van het Humanities Cluster (HuC) van de Koninklijke Academie voor Wetenschappen (KNAW).
Het reglement is onderverdeeld in vier hoofdstukken:
A Doel en aard van de gegevensverzameling
B Beheer van de gegevensverzameling
C Ter beschikkingstelling van de gegevensverzameling
D Inzage van de gegevens
A Doel en aard van de gegevensverzameling
1. Doel van de stichting is a) het verzamelen en beheren van gegevens over de Nederlandse bevolking en b) het bevorderen van het gebruik van deze gegevens voor wetenschappelijke doeleinden.
2. Onder gegevens van de Stichting HSN worden alle gegevens verstaan die binnen de doelstelling van deze stichting en onder verantwoordelijkheid van de Stichting worden verzameld. Dit betreft 'gegevens over een steekproef uit de Nederlandse bevolking, zoals die gevonden kunnen worden in de akten van de burgerlijke stand, het bevolkingsregister en overig historisch bronnenmateriaal', artikel 2, lid a Statuten HSN.
3. Binnen de gegevensverzameling van de HSN wordt er een onderscheid gemaakt tussen openbare gegevens en niet- openbare gegevens.
4. Openbare gegevens zijn alle gegevens die niet vallen onder de reikwijdte van de AVG (artikel 2 AVG) en zonder enige beperking van welke aard dan ook in openbare archiefbewaarplaatsen [zoals bedoeld in artikel 1, lid f van de Archiefwet 1995, Stb. 276] kunnen worden geraadpleegd.
5. Niet‑openbare gegevens zijn alle gegevens die niet vallen onder de genoemde gegevens in artikel 4 van dit reglement en die zijn verzameld binnen de doelstellingen van de Stichting (artikel 1 en 2 van dit reglement). Het verzamelen en beheer van deze gegevens gebeurt in overeenstemming met de beginselen en eisen van rechtmatige verwerking zoals neergelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (artikel 5 jo. artikel 6 AVG).
B Beheer van de gegevensverzameling
6. De verwerkingsverantwoordelijke (ex artikel 4 AVG) legt passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico's die de verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
7. Het IISG is verwerkingsverantwoordelijk ( ex artikel 4 jo. 24 lid 1 artikel AVG) voor de verzamelde en bewerkte gegevens. Die verantwoordelijkheid behelst de dagelijkse zorg voor en het beheer van de gegevensverzameling en gegevensbewerking. Het IISG handelt, ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer, overeenkomstig de wettelijke regels en de voorschriften uit dit privacyreglement. Het IISG is onderdeel van het Humanities Cluster onder welke verantwoordelijkheid de opslag van de gegevens plaats vindt.
8. Verwerkers in de zin van artikel 4 lid 8 AVG en alle personen die direct of indirect met de niet gepseudonimiseerde gegevens van de HSN werken, zullen een vertrouwelijkheidsverklaring moeten ondertekenen. Het IISG administreert de personen die toegang hebben tot de gegevens en vermeldt hierin tot welke van de in artikel 10, lid a, b en c en 11 van dit reglement vermelde database gedeelten en vermelde gegevenssoorten zij toegang hebben.
9. Het IISG heeft de bevoegdheid om overeenkomsten met archieven of andere instellingen af te sluiten waarin voor de verkrijging van de gegevens, zoals bedoeld in artikel 4 -6 AVG, nadere voorwaarden worden gesteld betreffende het beheer en de ter beschikkingstelling van de gegevens.
10. Het elektronische bestand (database) is uitsluitend toegankelijk voor het hoofd van de HSN, de database-administrator(s) of een door het hoofd van de HSN voor een specifieke taak aan te wijzen persoon. Daarnaast is er toegang door de diensten die de systemen onderhouden: KNAW ICT-services en de afdeling Digitale Infrastructuur van het HuC.
11. Het systeem is verdeeld in vier delen met verschillende toegangsrechten die samenhangen met de fases in het verwerkingsproces:
a) De invoer, dat is daar waar het materiaal wordt ingevoerd en gecontroleerd. Dit gedeelte is naast de al genoemde functionarissen toegankelijk voor personen die belast zijn met de invoer van de gegevens voor zover het hun eigen taak betreft.
b) De opslag waarin het administratieve beheer over de gegevens wordt gevoerd en controles op het materiaal plaats vinden. Dit gedeelte is naast de al genoemde functionarissen ook toegankelijk voor de archief-coördinatoren van de HSN, dat zijn de personen die verantwoordelijk zijn voor de goede afhandeling van het in te voeren materiaal.
c) Het bewerkingsgedeelte waarin de gegevens van de verschillende bronnen met elkaar worden vergeleken, gecontroleerd, gestandaardiseerd, geïntegreerd tot levenslopen.
d) Het gedeelte met de voor onderzoek gereedgemaakte datasets. Deze bestanden zijn gepseudonimiseerd volgens de vereisten van de AVG en kunnen door gelicenseerde onderzoekers worden gedownload.
De delen onder a) en c) kennen geen permanente opslag. Het deel onder b) slaat die gegevens die vallen onder de AVG dusdanig op, dat de identificerende delen worden gescheiden van de rest van de gegevens. Het deel onder d) bevat voor personen geboren na 1912 alleen gepseudonimiseerde gegevens; namen zijn voor geen enkele persoon opgenomen, ook niet waar het wettelijk zou zijn toegestaan.
12. Het papieren archief wordt achter gesloten deuren bewaard en is uitsluitend toegankelijk op HSN-identificatienummer. De werkruimtes waarin deze archieven zijn geplaatst, bevinden zich in het niet-publieke gedeelte van het gebouw en zijn uitsluitend toegankelijk door middel van een deurcode. Het papieren archief is - na invoer van het materiaal- uitsluitend bestemd voor controle- en beheersdoeleinden en toegankelijk voor het hoofd van de HSN, de archiefcoördinatoren en voor het beheer van dit archief door het hoofd HSN aangewezen personen.
13. Alle data wordt opgeslagen op eigen systemen of bij leveranciers waarmee de KNAW een verwerkersovereenkomst heeft die voldoet aan de huidige AVG-normen.
14. Back-ups van het elektronische bestand bevinden zich op aparte servers op een aparte locatie. De gegevens zijn ondergebracht bij een leverancier met een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de AVG-normen.
C Ter beschikkingstelling van de gegevens
15. De gegevens zijn alleen toegankelijk voor wetenschappelijk onderzoek, zoals bedoeld in artikel 2, lid b Statuten HSN. Onderzoekers die hiervan gebruik maken dienen daartoe dwingend een licentie-verklaring te ondertekenen, uitgezonderd het bepaalde in artikel 16. Pas na ondertekening is het hoofd HSN gemachtigd de desbetreffende gegevens voor wetenschappelijk onderzoek vrij te geven.
16. Van de aan de onderzoekers verleende licenties wordt een register bijgehouden met daarin de naam, adres van de onderzoeker en het doel van het onderzoek waarvoor de gegevens zijn gevraagd.
17. Een door het hoofd van de HSN te bepalen deel van de dataset, bestaande uit openbare gegevens zoals omschreven in artikel 4 van dit reglement, kan door middel van een internet release ter beschikking worden gesteld. De hierbij te verlenen licentie wordt automatisch toegekend na opgave van identiteit, doel van het gebruik van de data en elektronische instemming met de licentievoorwaarden van de HSN.
18. Niet-openbare gegevens zoals omschreven in artikel 5 van dit reglement worden in lijn met de beginselen der AVG (artikel 5 lid 1 sub e) alleen ter beschikking gesteld in gepseudonimiseerde vorm. Voor gebruikers van een dataset die niet-openbare gegevens omvat, bevat de in artikel 14 genoemde verklaring een bepaling dat ze de vertrouwelijkheid van deze gegevens zullen respecteren.
19. Onderzoekers die om onderzoekstechnische redenen niet zonder het gepseudonimiseerde deel van de data kunnen, zullen in staat worden gesteld in een speciaal beveiligde omgeving toch van deze data gebruik te maken. Het hoofd HSN kan deze toestemming geven op basis van een schriftelijk en gemotiveerd verzoek waarin ook wordt gespecificeerd hoe deze speciaal beveiligde omgeving wordt ingericht. Standaard zullen deze datasets geen zogenaamde bijzondere gegevens (zie artikel 22 UAVG) bevatten van personen die zijn geboren na 1912.
20. Tegen een weigering van het hoofd HSN om bepaalde gegevens uit de HSN-database voor onderzoek of onderzoekers ter beschikking te stellen is beroep mogelijk bij het stichtingsbestuur van de HSN.
D Inzage van de gegevens
21. De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft in de artikelen 13 -14 bepalingen betreffende het inlichten van eventuele belanghebbenden over de geregistreerde gegevens en de mogelijkheid voor verbetering van persoonlijke gegevens. Vanwege de exceptie in artikel 14 lid 5 onder b AVG is deze bepaling niet van toepassing op de gegevens zoals deze in de database zijn verwerkt.
22. Verzoeken van belanghebbenden om informatieverstrekking (ex artikel 15 lid 1 AVG) zullen door het hoofd van de HSN worden behandeld. Het hoofd HSN toetst het verzoek aan dit reglement en de wetgeving. Deze verzoeken zullen alleen in behandeling worden genomen met overlegging van een geldige legitimatie (AVG, richtlijn 57 en 64; art. 12, lid 2 en 6) Tegen een weigering van het hoofd HSN om belanghebbenden inzage te geven in HSN-gegevens is beroep mogelijk bij de Stichting HSN.
