Collectievorming

Met ons werk proberen we ervoor te zorgen dat materialen worden opgenomen in het historisch archief, om de geschiedenissen van groepen, organisaties en bewegingen die anders niet bewaard zouden blijven of niet goed vertegenwoordigd zouden zijn, veilig te stellen voor huidige en toekomstige generaties. 

Daarnaast willen wij sociaaleconomisch historisch onderzoek faciliteren door deze materialen beschikbaar te stellen. Het faciliteren van kennisproductie over sociaaleconomische geschiedenis geeft inzichten in sociale ongelijkheid en de oorzaken daarvan. Deze inzichten zullen aan relevantie winnen als ze zijn gebaseerd op een breed spectrum van bronnen.

We krijgen veel vragen over de mogelijkheden van het deponeren en doneren van collecties of archieven. We zijn dankbaar dat mensen ons instituut overwegen als het gaat om het in bewaring geven van materiaal. We proberen uw bericht zo snel mogelijk te beantwoorden, maar houd er rekening mee dat dit enige tijd kan duren. We proberen uw bericht binnen 14 dagen te beantwoorden. Hartelijk dank voor uw geduld. 

We kunnen niet al het aangeboden materiaal opnemen in onze collectie. Het verwerken van aanbiedingen is een arbeidsintensief proces en de verwerkingscapaciteit van het IISG is beperkt. Het IISG stelt een aantal voorwaarden om te bepalen of een aanbieding in aanmerking komt voor opname in de collectie. 

• Het IISG richt zich op collecties, archieven en ander materiaal gerelateerd aan de brede thema's arbeid, arbeidsverhoudingen, economie en sociale bewegingen met een emancipatoir karakter.  Als een andere instelling meer geschikt is voor het materiaal in kwestie, zal de betreffende medewerker proberen de schenker door te verwijzen naar de meest geschikte archiefinstelling.
• We kunnen alleen uniek of zeldzaam materiaal accepteren (d.w.z. materiaal dat niet beschikbaar is in andere archieven of (universiteits)bibliotheken). U kunt de beschikbaarheid van materiaal controleren via catalogi als Worldcat en Europeana en om te controleren of het IISG al iets in de collectie heeft. Dat betekent bijvoorbeeld dat de meeste publicaties die al in het bezit zijn van het IISG of andere instellingen niet opgenomen worden in de collectie. 

Houd bij het zoeken in catalogi rekening met verschillende spellingswijzen van eigennamen of transliteraties uit verschillende schriften.

•  Om een snelle afhandeling van uw aanbieding te garanderen, verzoeken wij u zoveel mogelijk informatie te verstrekken die relevant is voor het bepalen van de aard en waarde van het materiaal in kwestie. Bijvoorbeeld de grootte (in strekkende meter), welke onderwerpen het betreft, welk type materiaal (correspondentie, financiële administratie, foto's, manuscripten, rapporten), de staat van het materiaal of in het geval van digitale bestanden, de drager en het type formaat.

Als het materiaal inderdaad bij het IISG past, dan kunnen we in gesprek, graag eerst per e-mail, om te bekijken waar het over gaat en of het IISG een rol kan spelen.

In zo’n gesprek gaan we na wat de mogelijkheden zijn, hoe het materiaal kan worden aangeleverd, of het een schenking of een bruikleen is en of het materiaal openbaar mag worden of dat er toegangsbeperkingen moeten komen.

Mensen en organisaties die materiaal aanbieden, vragen we of ze kunnen bijdragen aan de ordening of digitalisering. Dat kan leiden tot een verdergaande vorm van samenwerking (collaborative archiving) waarbij de aanbieder een belangrijke stem heeft in de manier waarop het materiaal wordt geordend en ter beschikking gesteld. Soms zullen we een aanbieder adviseren het materiaal elders aan te bieden of zelf te houden.

Als u overweegt materiaal aan het IISG te schenken of in bruikleen te geven, of op een andere manier wilt zorgen voor het duurzaam bewaren van uw materiaal, kunt u contact opnemen met een van de medewerkers van de afdeling Collectievorming:

• Andreas Admasie - Afrika (Sub-Sahara)
• Per Backhuis - Nederland en Economisch
• Maissan Hassan - Internationaal
• Marien van der Heijden - Overige landen en regio's
• Zülfikar Özdogan - Turkije, Koerden
• Eef Vermeij - Azië

Voor elke collectie die bij ons terechtkomt, sluiten we een schenkings- of bruikleencontract af bij de Stichting IISG. Deze onafhankelijke, particuliere Stichting zonder winstoogmerk zorgt ervoor dat het materiaal geen overheidsbezit wordt. De Stichting heeft een Raad van Toezicht met daarin vertegenwoordigers van maatschappelijke, culturele en wetenschappelijke organisaties. Het IISG, onderdeel van de KNAW, zorgt in opdracht van de Stichting voor het beheer van de collecties.