Duurzame archivering

In 2017 voert het IISG drie samenhangende projecten uit om de duurzame digitale archivering naar een hoger plan te tillen:

• De implementatie van het digitaal archiveringssoftwarepakket Archivematica
• De Dataseal of Approval (DSA) certificering van het digitaal depot
• Het opstellen van een Preservation Policy Plan

Archivematica

Archivematica is (open-source) software waarmee digitaal archief op een gecontroleerde manier in het digitaal depot kan instromen en aldaar duurzaam kan worden bewaard en worden uitgeleverd. Alle stappen van pre-archivering, instroom, conservering en uitlevering¹ volgen elkaar in de software op een logische manier op. Daarin wordt de logica van het OAIS-model gevolgd. Dit model – voluit Open Archival Information System - biedt een referentiemodel voor de inrichting van een digitaal depot en wordt wereldwijd erkend als standaard voor de duurzame bewaring van digitale collecties. Voor het IISG betekent de ingebruikname van Archivematica een belangrijke stap voorwaarts in de al langer gekoesterde wens TDR-status (Trusted Digital Repository) voor het digitaal depot te verwerven.

Dataseal of Approval certificering

Om de TDR status daadwerkelijk te bereiken zal het IISG in 2017 een DSA certificaat aanvragen. Deze wereldwijd ondersteunde standaard bestrijkt een breed palet van eisen waaraan een gecertificeerd digitaal depot moet voldoen² .

Zo wordt er onder andere gevraagd om toegespitst beleid op duurzaam gebied, naar een continuïteitsplan aangaande de lange termijn bewaring van collecties en naar een plan dat gebruik en hergebruik van collecties verloopt volgens afspraak met archiefvormers en rekening houdend met privacy en copyright kwesties.

Ook wordt er eisen gesteld aan organisatorische zaken als duidelijke taakomschrijvingen, voldoende gekwalificeerde personeel en voortdurende kennisontwikkeling. Op technisch gebied worden er eisen gesteld aan de authenticiteit³ en de integriteit⁴ van data, het opslagsysteem (waaronder back-up procedures), datakwaliteit (eisen aan metadata en metadatasystemen), workflows en de algehele technische infrastructuur. Een belangrijke eis is die aan de veiligheid van data, gebruikers en services.

Tenslotte moeten de digitale objecten vindbaar, herbruikbaar en uniek identificeerbaar zijn. De DSA-aanvrager moet alles kunnen onderbouwen met documentatie en daarbij een zogenaamd Preservation Policy Plan opgesteld hebben.

Het DSA certificeringsproces verloopt volgens een vaste procedure. De aanvrager doet eerst een self-assessment en wanneer dit goed uitpakt kan een aanvraag worden ingediend voor een zogenaamde peer review door een aantal eerder DSA gecertificeerde instellingen. Na een positieve beoordeling wordt het DSA certificaat toegekend voor drie jaar. Daarna wordt de aanvrager geacht zich opnieuw te laten certificeren.

Preservation Policy Plan

In dit beleidsstuk worden de ambities en verantwoordelijkheden van het IISG aangaande de duurzame bewaring van de collecties geschetst en wordt uitgewerkt hoe we dit in de praktijk realiseren. De onderwerpen van dit plan lopen grotendeels gelijk aan de in DSA gestelde eisen en zijn dus een belangrijke onderligger voor de certificering. Ook in dit plan dus aandacht voor missie, beleid, kennis, organisatie, opslag, metadata, preserveringsacties, opslagformaten, toegang en veiligheid. Dit beleidsstuk zal het IISG in 2017 opleveren.

Voetnoten

1. Met uitlevering wordt in deze context geen online)beschikbaarstelling bedoeld. De daadwerkelijke beschikbaarstelling wordt door andere software geregeld. Archivematica zorgt er voor dat bestanden en metadata zodanig worden uitgeleverd dat de access software daarmee overweg kan.
2. Zie website: http://www.datasealofapproval.org
3. Authenticiteit gaat in deze context om de vraag of de essentiële eigenschappen van het digitaal object zijn gewaarborgd – ook na een migratie naar een ander, duurzamer formaat. Ook wordt hier de vraag gesteld of de context (provenance) van ontstaan en verandering van het digitaal object voldoende vastgelegd in metadata.
4. Bij de integriteit van het digitaal object wordt in deze context bedoeld dat de integriteit van het objecten op bit niveau moet worden gewaarborgd.